Tres Aspectos Básicos de Recursos Humanos

En mis casi 20 años de experiencia en el campo de Recursos Humanos he visto de todo. A veces pensamos que tener un negocio es simplemente cumplir con los aspectos legales que requiere el gobierno y pagarle al empleado, pero no es así. Tengo que decir que al día de hoy hay empresas que no conocen los requisitos básicos de Recursos Humanos y la importancia de su cumplimiento. Hasta me atrevo a  asegurar que hay empresas pequeñas y medianas que llevan años operando de la misma forma sin tener conciencia de las posibles penalidades y reclamaciones por incumplimiento.

Hoy en día Recursos Humanos no solo trabaja con los empleados, sino que también es un socio de negocio para la compañía y su Gerencia. Su responsabilidad es asegurar que los aspectos de comunicación, reclutamiento, desarrollo, guía, beneficios, salario, manejo de desempeño, salud, bienestar, adiestramientos y seguridad se cumplan. Además debe proveer recomendaciones y estrategias para manejar estos aspectos de una forma consistente, eficiente y costo efectiva.

Con esto dicho, quiero compartir con ustedes tres aspectos básicos de Recursos Humanos. Cuando digo básicos me refiero a que no importa cuán pequeña o grande sea la empresa, se debe cumplir con los mismos siempre.

Archivo de los empleados

Toda empresa debe mantener tres archivos de empleados diferentes

  1. Archivo general – Este es un archivo que creas para tu propio beneficio. Contiene cualquier documentación asociada con el empleado recopilada durante su tiempo de empleo. Esto incluye resume, acciones disciplinarias, adiestramientos, evaluaciones de desempeño, formularios W-4, detalles de nómina, etc. Este es el archivo mas usado.
  2. I-9 – Este formulario es usado por el gobierno de los Estados Unidos para identificar y verificar que sus empleados son elegibles y legales para trabajar en los Estados Unidos. Mantenga todas las formas I-9 en un archivo juntas. NO LAS MANTENGA en el archivo general.
  3. Archivo Medico – Estos archivos contienen notas de médicos, información sobre discapacidad y cualquier información médica que recopile sobre un empleado. Debido a que Recursos Humanos está tratando con la información médica de un empleado, deben proteger y asegurar estos archivos estén separados de los archivos generales. Asegúrese de mantenerlos en un lugar seguro y bajo llave.

Manual del Empleado

Tener un manual del empleado es una necesidad. El manual cumple dos propósitos importantes: comunicar a los empleados cuales son las expectativas de la empresa y proteger su negocio en caso de que haya una disputa o reclamación. Un manual del empleado puede ser tan simple o tan complejo como Recursos Humanos quiera, pero hay algunos enfoques generales, dependiendo de la naturaleza de su negocio, que se deben considerar. El manual podría incluir información sobre las políticas de la empresa en:

  1. Anti-Discrimen
  2. Seguridad al Empleado
  3. Compensación y Beneficios
  4. Horarios de Trabajo, Vacaciones o Licencias (con o sin pago)
  5. Estándares de Conducta
  6. Hostigamiento Sexual en el Trabajo, etc.

Publicar los Carteles Requeridos

Dependiendo de las leyes del país y/o del estado en que se encuentra su empresa, es posible que se le exija que publique información en un lugar accesible a todos los empleados. Para esto se recomienda trabajar con una agencia del gobierno local, un asesor legal o consultor de Recursos Humanos que asegure que su empresa ha cumplido con los requisitos. Algunos de los carteles que deben ser publicados son: Igualdad de Oportunidad de Empleo del Departamento del Trabajo, Notificación de Derechos Bajo el Fondo del Seguro del Estado (Workers Comp), Información de Salario Mínimo según la Ley Federal, etc.

Aunque parezca complicado, realmente no lo es. Muchas compañías contratan el servicio de consultores externos para que los ayuden a cumplir con estos y otros aspectos de Recursos Humanos y a la vez disminuir o evitar cualquier penalidad.

Espero que esta información sea de beneficio para ti y tu empresa. Recuerda que siempre todo tiene solución, lo importante es darle la importancia necesaria a los aspectos de Recursos Humanos y asegurar que mantienes el cumplimiento.

Brenda

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